Les archives notariales constituent une source unique pour l’histoire sociale, économique, individuelle, artistique… En vertu du Code du patrimoine, les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels sont des archives publiques (article L 211-4) ; en tant que telles ils doivent être versés aux Archives départementales lorsqu’ils sont devenus librement communicables, soit après un délai de 75 ans (article L 213-2). Les notaires sont donc tenus d’assurer la conservation de ces documents, que ceux-ci émanent de leur étude ou des études qui ont pu y être rattachées.
La préparation du versement
L’étude reçoit d’abord de la part des Archives départementales :
- un bordereau de versement vierge
- un questionnaire sur les conditions de conservation et l’état sanitaire des documents concernés par le futur versement.
Ces formulaires sont à retourner aux Archives départementales avant d’envisager tout transfert de document. Aucun versement qui serait présenté aux Archives départementales sans remise préalable d’un bordereau et du questionnaire ne sera accepté.
Le bordereau de versement, document réglementaire, doit comprendre :
- le métrage linéaire total ;
- le nombre de boîtes ou liasses, de registres ;
- le nom des notaires successifs ;
- les dates extrêmes des minutes et répertoires associés aux notaires.
- Les dossiers à verser doivent être ordonnés :
- les dossiers sont classés par notaire, suivant un ordre chronologique ;
- les minutes qui pourraient se trouver dans les dossiers de clients sont à réintégrer dans les liasses à verser;
- les répertoires correspondant aux minutes versées doivent être inclus dans le versement;
- les liasses et registres doivent être conditionnés dans des boîtes solides et pouvant être fermées, chemises à soufflet sanglées afin de garantir de bonnes conditions de transport.
Après avoir vérifié que rien ne s’opposait au versement matériel, l’étude et les Archives départementales peuvent convenir d’une date de versement. Le transport est à la charge de l’étude.
Et après ?
Le bordereau de versement est rédigé en trois exemplaires, qui sont tous envoyés à l’étude pour signature. Après leur retour aux Archives départementales, le directeur des Archives départementales les signe également et en retourne un exemplaire à l’étude pour conservation.
Un répertoire numérique est rédigé, permettant l’identification précise des liasses ou répertoires ; chacun de ces articles se voit, en effet, attribuer une référence alphanumérique permettant de le retrouver parmi les autres fonds conservés aux Archives départementales. Cette référence commence toujours par le code 6 E correspondant à la sous-série attribuée aux fonds de notaires. Ce répertoire est ensuite envoyé à l’étude ; il clôt l’opération de versement.
Les Archives départementales garantissent la conservation à perpétuité aux documents versés. Ceux-ci sont d’abord reconditionnés dans des boîtes et chemises adaptées à leur conservation à très long terme. Ils sont ensuite rangés dans des magasins où les conditions climatiques sont contrôlées. Si leur état le nécessite, ils peuvent également faire l’objet de travaux de restauration afin de stopper leur dégradation et permettre une consultation sans risque de destruction définitive.
Les dossiers clients et autres documents de gestion de l’étude demeurent des documents privés et donc propriété de l’étude. Ils peuvent faire l’objet d’un don aux Archives départementales.
Contact
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Qu’est-ce qu’un versement ?
C’est le transfert aux archives départementales de documents n’ayant plus d’utilité immédiate pour le service qui les a produits et qui doivent être définitivement conservés.