L’archivage, un geste simple et régulier

L’information est une ressource stratégique. L'archivage n'est pas le "point final" d'un dossier, mais une condition pour qu'une administration fonctionne bien au quotidien. Les archivistes conseillent les producteurs d’archives dans la gestion de leurs documents papiers et numériques pour leur permettre d’être efficaces au quotidien et de garantir les droits de leurs usagers.

Pour ce faire, les archives départementales du Morbihan viennent de publier un ensemble de 13 fiches pratiques pour transformer l'archivage en un « geste simple et régulier ». Ce corpus dispense conseils et méthodologie autour de quatre thématiques clés :

1. Gérer les dossiers papier en appliquant les 8 « règles d’or » pour classer les dossiers, identifier les boîtes et résorber efficacement un vrac d’archives;
2. Maîtriser le numérique en adoptant les bonnes méthodes pour nommer les fichiers, gérer les courriels et distinguer la gestion quotidienne (GED) de l'archivage pérenne (SAE) ;
3. Sécuriser les procédures en respectant les obligations légales lors des éliminations de documents, des renouvellements de mandats ou des dépôts d'archives communales ;
4. Connaître les gestes qui sauvent pour réagir immédiatement face aux urgences (moisissures, insectes ou sinistres eau/feu) et préserver le patrimoine écrit.

Ces outils sont conçus pour garantir l’efficacité administrative et la mémoire du territoire.